NS

NS Stations zocht een oplossing om grote hoeveelheden data met betrekking tot artikelen en vestigingen zoals Kiosk, Stationshuiskamer en Julia’s snel te wijzigen. Ctac ondersteunde de organisatie bij deze uitdaging door de inzet van Winshuttle. Erik Wingers, medewerker Logistiek bij NS Stations, legt uit hoe zijn organisatie met deze oplossing een tijdrovend en foutgevoelig proces sterk vereenvoudigde.

NS Stations is onderdeel van Nederlandse Spoorwegen (NS) en verantwoordelijk voor het beheer van alle treinstations. Zo zorgen ze ervoor dat de stations comfortabele en gastvrije plekken zijn. NS Stations houdt zich bezig met de bouw, verbouw en exploitatie van de stations, stationsmanagement, gebiedsontwikkeling en een breed aanbod aan services. Retail is het onderdeel van NS Stations dat zeven food- en non-foodformules exploiteert waaronder Kiosk, AH to go en Julia’s. Erik: “Deze formules zijn overal in Nederland terug te vinden. We willen dat alle winkels van dezelfde formule een identieke look en feel hebben.”

De uitdaging: duizenden gegevens snel uitwisselen

In 2016 startte NS Stations een project om SAP te implementeren en gedurende dat proces werd ook besloten over te stappen naar een nieuw kassasysteem. “We moesten daarvoor alle artikel- en vestigingsgegevens uit het oude kassasysteem overzetten naar het nieuwe systeem. Dat ging om duizenden gegevens, met name artikelinformatie zoals EAN-codes, artikelomschrijvingen en prijzen van producten. Het zou veel tijd kosten om al deze gegevens handmatig over te zetten. En het risico op fouten was groot. Ctac ondersteunde ons met de implementatie van SAP en adviseerde ons Winshuttle Transaction te gebruiken. Daardoor laden we nu grote hoeveelheden data in een mum van tijd in SAP.”

De oplossing: Winshuttle

Ook Services, het onderdeel van NS Stations dat onder andere over de OV-fiets gaat, koos voor Winshuttle.
“Services beheert ruim 12.000 artikelen voor het onderhoud van fietsen en verkoop van fietsonderdelen. Dat kan gaan om het verwisselen van een band, maar ook het vervangen van zadels, kettingen, versnellingen en andere onderdelen. Daarvoor hebben we veel verschillende materialen nodig. De leveranciers van deze onderdelen passen hun prijzen regelmatig aan, halen oude materialen uit productie en introduceren nieuwe producten. Deze wijzigingen geven leveranciers door met spreadsheets, maar daarin zien we niet direct wat er gewijzigd is. In de oude situatie moesten we dus alle productinformatie van leveranciers handmatig vergelijken met onze artikelgegevens in SAP.”

“Met de komst van het nieuwe kassasysteem wilden we dat anders aanpakken. Daarom besloten we om ook gebruik te gaan maken van de query-functionaliteiten van Winshuttle. Zo maken we eenvoudig overzichten van artikelen in SAP en die we koppelen met de spreadsheets van onze leveranciers. Zo zien we in een oogopslag welke artikelen van de leveranciers gewijzigd zijn. Daar waar nodig wijzigen we gegevens om vervolgens de correcte data terug te plaatsen in SAP.”

Het resultaat: van dagen naar minuten

NS Stations behaalt met Winshuttle veel tijdswinst. “We onttrekken data uit SAP binnen enkele minuten en we laden nieuwe data ook weer net zo snel in het systeem. Winshuttle is eenvoudig te gebruiken. In principe hoeven we alleen na te lopen of alle velden kloppen. En als een leverancier met een grote prijswijziging komt, dan voeren we die veranderingen in korte tijd door. Uiteraard verschilt het sterk per keer hoeveel tijd we kwijt zijn, maar we boeken gemiddeld wel 70 à 80 procent tijdswinst.”

“Daarnaast neemt de foutgevoeligheid van wijzigingen in artikelgegevens drastisch af. Als wij informatie goed aangeleverd krijgen van leveranciers, is de invoer ook foutloos. Daardoor is ook de correctheid van onze artikelinformatie behoorlijk verbeterd. Wat uiteindelijk ook weer zorgt voor minder reactief werk.”

Handen vrij voor kwaliteit

Inmiddels is NS Stations gewend aan de nieuwe manier van werken. “Met Winshuttle hebben onze mensen de handen vrij om zich meer te richten op de kwaliteit van onze formules. Zo zorgen we voor meer uniformiteit en meer inzicht in het assortiment van iedere vestiging. Dankzij de combinatie van Winshuttle en SAP hoeven we ons geen zorgen te maken over de juistheid van artikelgegevens.”

“Daarbij heeft Ctac een prominente rol gespeeld. Ze hebben ons uitstekend geadviseerd en ondersteund bij de implementatie van Winshuttle. We hebben Winshuttle snel en zonder al te veel moeite kunnen adopteren. Ctac heeft ons hier uitstekend mee geholpen. Het was weliswaar een intensief project, maar ze hebben ons goed begeleid en getraind in het gebruik van Winshuttle. Dat is de service waar je als organisatie naar verlangt. We zijn erg blij met de oplossing en kunnen daardoor nog sneller, efficiënter en minder foutgevoelig werken.”