Desco is klaar voor de toekomst met SAP S/4HANA en een geautomatiseerd magazijn

Twintig jaar maatwerk, 32 vestigingen die elke dag open moeten en een nieuw magazijn in aanbouw. Toch stapte Desco in één lang weekend over van SAP ECC naar SAP S/4HANA in de cloud. Dat lukte dankzij een grondige voorbereiding en vijf generale repetities.

Desco is een Belgische technische groothandel en familiebedrijf sinds 1947. Met meer dan 600 medewerkers in 32 vestigingen levert Desco badkamers, verwarming, dakbedekking en waterbehandeling aan vakmensen en particulieren. Sinds 2003 werkt Desco met SAP, jarenlang in het eigen datacenter. Met het einde van het onderhoud van SAP ECC in zicht koos Desco voor een platform dat klaar is voor de toekomst. 

“We kozen bewust zelf het moment, in plaats van te wachten tot het einde van het onderhoud de timing bepaalde”, zegt Steve Declerck, ICT-verantwoordelijke bij Desco. “Zo hadden we de tijd om het goed voor te bereiden.” 

Een platform dat meegroeit 

Desco koos voor SAP S/4HANA via RISE with SAP. Vier redenen gaven de doorslag: 

• Verder bouwen op wat er is. Desco nam zijn bestaande SAP-omgeving, en de investeringen van twintig jaar, mee naar het nieuwe platform.
• Klaar voor vernieuwing. Het platform maakt de weg vrij voor nieuwe technologie, zoals slim magazijnbeheer en AI. Upgrades verlopen eenvoudiger.
• Minder beheer. SAP neemt het technische beheer op zich. Het systeem draait in een private cloud op Microsoft Azure, in lijn met de bredere IT-strategie van Desco.
• Voorspelbare kosten. Een abonnement maakt de kosten transparant en houdt upgrades betaalbaar. 

Van toonbank tot webshop 

Een technische groothandel stelt eigen eisen aan zijn ERP. Vakmensen kopen aan de toonbank, halen af in een vestiging of bestellen online. Goederen komen uit het centrale magazijn, uit een vestiging of rechtstreeks van de leverancier. Al die processen gingen mee naar SAP S/4HANA: 

Voorbereiding is het halve werk 

Desco startte met een grondige analyse, de S/4HANA Discovery. Samen brachten we de strategie, de licenties, de aanpak, de planning en het budget in kaart. Dat gebeurde in zeven stappen: 

1. Nagaan of de huidige omgeving technisch en functioneel klaar is.
2. Kiezen tussen een conversie van het bestaande systeem of een volledig nieuwe start. Desco koos voor conversie. 
3. De licenties afstemmen op het nieuwe platform. 
4. Het maatwerk en de add-ons doorlichten. 
5. De klanten- en leveranciersgegevens voorbereiden op het nieuwe datamodel. 
6. Oude data archiveren en de huidige omgeving technisch bijwerken.
7. Een projectvoorstel opmaken met aanpak, tijdlijn en budget. 

Twintig jaar maatwerk onder de loep 

Twintig jaar SAP betekent veel maatwerk, vaak zonder documentatie. Daarom lichtten we alle eigen code door. Ongeveer 30% bleek overbodig en ging niet mee.
“Na twintig jaar weet niemand nog precies waarom elk stuk maatwerk er staat”, legt Henk Palsma, ERP-architect bij Ctac, uit. “Daarom keken we naar wat effectief gebruikt werd. De rest lieten we achter. Zo startte Desco met een lichtere basis.” 

Ook de klanten- en leveranciersgegevens vroegen werk. Zo’n 250.000 records verhuisden naar het nieuwe datamodel van SAP S/4HANA, dat klanten en leveranciers in één model samenbrengt. Daarnaast brachten we alle koppelingen in kaart, van Salesforce en de website tot de toonbankscanners en de planningssoftware. 

Vijf generale repetities, één lang weekend 

Acht consultants van ons Belgische team begeleidden de conversie. Het uitgangspunt: zo weinig mogelijk wijzigingen, zodat de overstap beheersbaar bleef. We werkten volgens de vaste methode van SAP, aangevuld met ons eigen draaiboek. We testten vanaf de eerste dag, in vijf testrondes inclusief een volledige mockrun. De laatste was een volledige generale repetitie met SAP en alle gekoppelde systemen. Die simuleerde de go-live van begin tot einde, zodat de teams van Desco, SAP en Ctac goed op elkaar ingespeeld raakten. Archivering ruimde vooraf een kwart van de data op.

Dan volgde de echte overstap, inclusief tien jaar historische data, in één lang weekend. De datatransfer duurde 15 uur, de technische downtime 22 uur en 40 minuten. In juni 2025 ging Desco live op SAP S/4HANA. 

Tegelijk een nieuw magazijn in Wijnegem 

Terwijl de conversie liep, bouwde een tweede team van vier consultants SAP Extended Warehouse Management (EWM) volledig nieuw op, voor het nieuwe magazijn in Wijnegem. In juli 2025 ging SAP EWM live, afgestemd op de planning van de conversie. Sinds februari 2026 draait ook de magazijnautomatisering van KNAPP. Zo werken het centrale magazijn en de vestigingen in één systeem. SAP S/4HANA stuurt de bevoorrading van de vestigingen aan, SAP EWM de stromen in het magazijn.

“Twee trajecten tegelijk vraagt strakke afstemming”, zegt Steven Niclaes. “Elke beslissing in de conversie had gevolgen voor het magazijn, en omgekeerd. Daarom stemden we beide planningen voortdurend op elkaar af.”