SAP S/4HANA biedt CRAS Woodgroup schaalbaarheid voor verdere groei.

Sterke groei legt uitdagingen bloot

Houtgroep CRAS is een familiebedrijf dat al bijna 145 jaar bestaat. Het bedrijf importeert, distribueert en produceert hout- en plaatmaterialen en aanverwante producten. De CRAS Woodgroup heeft 17 fysieke woodshops en het hoofdkantoor is gevestigd in Waregem. CRAS is de voorbije decennia hard gegroeid door meerdere acquisities. De systemen en processen van het bedrijf ontwikkelden zich echter niet in hetzelfde tempo mee. Dirk Van Houwe, Chief Transformation Officer bij CRAS legt uit hoe CRAS dat merkte. “Ons ERP-platform was verouderd, de kwaliteit en hoeveelheid van masterdata was te beperkt en we deden nog veel handmatig werk op papier. Denk aan het houden van een traditionele inventaris, waarbij we een aantal dagen dicht gingen om de voorraad te tellen. Dat was niet alleen foutgevoelig, maar ook inefficiënt. Door die beperkingen haalden we te weinig relevante informatie uit onze systemen. Dat was problematisch want door de sterke groei werden we steeds meer een gedecentraliseerde organisatie met 17 winkelpunten. Als je processen en data dan niet op orde zijn, krijgt iedereen een eigen interpretatie van de feiten en verlies je controle.”

Fijner werken en betere meetbaarheid

Sinds 1 januari 2021 profiteert CRAS van vergaand gedigitaliseerde, geautomatiseerde en gestandaardiseerde processen in SAP S/4HANA. Van Houwe: “We wilden maximaal vasthouden aan standaardoplossingen zodat het systeem betaalbaar, goed onderhoudbaar en schaalbaar is. Nieuwe winkels kunnen we nu bijvoorbeeld relatief makkelijk aanhaken. In SAP doen we dezelfde hoeveelheid werk met minder mensen. Dat geeft ons tijd om de kwaliteit van ons werk te verhogen. En dat kan nu ook doordat onze processen beter meetbaar zijn en we beschikken over kwalitatieve data uit onze organisatie. Daarmee kunnen we beter bijsturen.”

“In SAP S/4HANA zijn onze processen beter gestructureerd. Dat vergemakkelijkt ons werk. De taakverdeling tussen medewerkers is bijvoorbeeld duidelijker en tijdens corona konden we makkelijk thuiswerken omdat onze data nu toegankelijk is in de cloud. Ook financieel merk ik de voordelen van het inzicht dat S/4HANA ons biedt. We hebben meer grip op onze kosten en voorraad, onze marges kunnen we ook veel beter meten en bijsturen gecentraliseerde prijsbeheer.” Een goede wisselwerking met ons CRM-systeem zorgt voor optimale inzichten in de markt.

Transformatiereis met nauw betrokken business

Ctac begeleidde CRAS tijdens de volledige transformatiereis. Van de oriëntatie en voorbereiding, tot het uitvoeren van de implementatie, het verandermanagement en de ondersteuning achteraf. Van Houwe: “Zo’n samenwerking is net als een huwelijk; er zijn mooie en moeilijke momenten. Ctac onderscheidt zich door karakter te tonen op de momenten dat het tegenzit. Ze communiceren helder, nemen feedback ter harte en nemen initiatief en verantwoordelijkheid. Ze willen er altijd samen een succes van maken.”

Volgens Van Houwe is het vroeg betrekken van gebruikers een van de succesfactoren van het traject. “Wij vonden het heel belangrijk dat de organisatie achter de transitie stond. Daarom hebben we meteen een team met business product owners en key users samengesteld die ons adviseerden en de oplossing testten. We hielden workshops en gaven gebruikers veel inspraak omdat we ervan overtuigd waren dat dit het effect van de overstap zou vergroten. En dat was ook zo. Het kennisniveau van onze gebruikers nam toe, ze werken direct efficiënter en zijn trots op hun eigen oplossing en organisatie.”

Naar een uniforme omnichannelstrategie

In de toekomst wil CRAS verder bouwen op SAP S/4HANA om een eenduidige klantervaring te bieden via al hun online kanalen. Van Houwe: “Met S/4HANA hebben we een goed fundament voor innovatie. Een van onze prioriteiten is het lanceren van ons e-commerce platform. We willen naar een omnichannel strategie waarbij de klant zelf het medium kan kiezen wanneer hij of zij met Cras in contact komt.  Voor de ene klant zal dat nog steeds een vertegenwoordiger zijn, voor de andere zal dat telefonisch zijn en voor een steeds groeiende groep zal dat online zijn. Daarvoor willen we bijvoorbeeld een online klantportaal inrichten om de digitale communicatie met klanten te verbeteren. Met SAP S/4HANA hebben we een toekomstbestendig, geïntegreerd platform dat dit mogelijk maakt.”