Biobest Group
HOE CTAC DE BIOBEST GROUP HIELP MET EEN SNELLE DATAMIGRATIE NAAR S/4HANA

Datamigratie vanuit verschillende legacy systemen kan een flinke uitdaging zijn. Dat ondervond Biobest Group, adviseur en producent van geïntegreerde en biologische gewasbescherming in de tuin- en landbouw, bij de overstap naar SAP S/4HANA. Precisely Automate bleek de sleutel naar een succesvolle en snelle livegang.

Veel bedrijven willen het, Biobest Group doet het al: bijdragen aan een groenere en meer duurzame wereld. Over de hele wereld zorgen ze op een natuurlijke manier voor bestuivingen van bloemen en planten. Hiervoor gebruiken ze hommels, andere insecten, mijten, aaltjes en biopesticiden. Allemaal natuurlijke producten en mens- en milieuvriendelijk

Lappendeken

Biobest bloeit en dankzij het wereldwijde netwerk bereikt het inmiddels telers in zeventig verschillende landen. “De Biobest Group is op dit moment samengesteld uit 26 verschillende bedrijven”, legt IT-manager Guido Peeters uit. “Die 26 bedrijven zijn allemaal heel verschillend. Er zitten organisaties bij waar 400 mensen werken, maar ook bedrijfjes met 3 werknemers. Ieder bedrijf heeft vaak zijn eigen specialisme of achtergrond. En op IT-gebied zijn eigen infrastructuur en applicaties.” Aan Peeters en zijn team de taak om van deze lappendeken één geheel te maken. Business applicaties moeten gestandaardiseerd worden en de overstap naar SAP S/4HANA speelt daarbij een belangrijke rol. Het doel was om per 1 januari 2023 live te gaan met onder meer de Belgische en Nederlandse tak van de Biobest Group. Maar een belangrijk pijnpunt was het op orde brengen van de masterdata. Dit was nog niet gelukt en gevreesd werd dat dit een spelbreker kon zijn voor de livegang.

Worsteling

“Eerst hebben we gekeken naar de standaard SAP tools die hiervoor voorhanden waren”, zegt Peeters over zijn problemen met de datakwaliteit vanuit de diverse oude systemen. “We hebben de klassieke methodes geprobeerd om alle gegevens te verzamelen en op te schonen. Maar al snel kwamen we erachter dat het eigenlijk niet op een efficiënte manier mogelijk was. Het was een worsteling waar we niet uit kwamen.” Precisely Automate bleek de oplossing. Ongeveer vijf maanden voor de geplande livegang besloten Peeters en zijn collega’s om te gaan werken met Ctac en Automate. De wind kwam vervolgens snel in de zeilen. “Dankzij Automate hebben we het gehaald en zijn we, zoals gepland, op 1 januari live gegaan.”

De kracht van Precisely Automate zit met name in de live-validatie met SAP. Peeters legt uit waarom dat zoveel winst oplevert. “Gegevens worden uit het oude systeem gehaald, klaargezet en in SAP geladen. Voorheen kwamen fouten in de datakwaliteit pas aan het licht bij een definitieve load en moest je dan weer terug naar je projectteam of gebruikers. Dat leidde tot veel frustratie. Met Automate kan je realtime simuleren. Fouten in kwaliteit worden voortijdig eruit gehaald.” Dat leidt tot een veel sneller en efficiënter proces. “Nu staat alles al vrij goed als de gegevens bij ons masterdata-team komen. Die kunnen het dan eenvoudig doorzetten.”

Twee sporen

De livegang per 1 januari is pas het begin voor de Biobest Group. “Veel organisaties doorlopen misschien eenmalig een zwaar integratietraject en zijn dan voor de volgende tien jaar klaar”, zegt Peeters. “Maar wij doen dit waarschijnlijk wel drie of vier keer per jaar, voor al onze verschillende bedrijven. We hebben dan iedere keer te maken met data-extractie uit een legacy systeem en gestandaardiseerde migratie naar S/4HANA.” Biobest gebruikt Automate Studio inmiddels voor twee verschillende doeleinden. Naast de integratie van data vanuit oude systemen wordt het ook ingezet voor de running business en de continue veranderingen waar de organisatie mee te maken heeft. “In vier weken tijd hebben we 556 aanvragen gekregen om wijzigingen door te voeren in de masterdata”, lacht de IT-manager van de Biobest Group. “Dus dit moeten we efficiënt en goed georganiseerd kunnen doen. We willen dat ons masterdata-team met één druk op de knop gegevens kan laden. Ook hier is Automate uitermate geschikt voor, het is ook daarvoor onze basistooling.”

Onmisbaar

Zo is Precisely Automate in korte tijd eigenlijk onmisbaar geworden voor zijn organisatie, erkent Peeters. “We zagen vrij snel in wat de mogelijkheden waren en dat Automate een hoeksteen moest worden van onze datamigratie en running business. Zo staan we er nu nog steeds in.” Dat zijn organisatie zo geholpen zou zijn door Precisely Automate had Peeters enkele jaren geleden niet kunnen denken. “Een jaar of vier à vijf geleden hadden we al eens een demonstratie van Automate gehad. Eerlijk gezegd was ik toen niet zo overtuigd, ik zag de toegevoegde waarde niet onmiddellijk in.” Hoe anders was dat toen Ctac na de zomer van 2022 het product bij hem herintroduceerde, als oplossing voor zijn probleem met de datamigratie. In razend tempo werd Automate aan boord gehaald en in gebruik genomen. “Het gebruiksgemak, de mogelijkheden…het is echt een different game geworden”, stelt Peeters tevreden vast.

Peeters is Ctac dankbaar voor de succesvolle livegang. “De mensen van Ctac hebben enorm meegeholpen en een flinke bijdrage geleverd. Dankzij hen hebben we flink tempo kunnen maken.” Hij vindt het vooral ook prettig dat Ctac echt gekeken heeft naar ‘solution sale’: wat was het probleem van Biobest en wat was daarvoor de beste oplossing? In dit geval was dat Precisely Automate. De volgende stap: uitbreiding van de mogelijkheden. “Er staat nog veel op stapel met Ctac. We zijn al met ze aan het kijken naar Automate Evolve. Hierdoor dan zou ook de volledige proces flow door Automate worden beheerd. Dat is voor ons de volgende stap.”

Ontketen de kracht van Master Data Management in SAP

Ctac organiseert op 24 oktober van 10:00 tot 13:00 uur in Leuven een exclusieve brunchsessie gewijd aan Master Data Management in SAP! Deze boeiende verkenning van strategieën, best practices en inzichten in effectief beheer van masterdata binnen SAP wil je niet missen.

Ontdek hoe baanbrekende tools de gegevensbeheer, gegevenskwaliteit en gegevensintegratiepraktijken in je SAP-omgeving kunnen revolutioneren voor maximale efficiëntie en nauwkeurigheid binnen jouw organisatie.

Lees hier meer en schrijf je direct in!

"We zagen vrij snel in wat de mogelijkheden waren en dat Automate een hoeksteen moest worden van onze datamigratie en running business. Zo staan we er nu nog steeds in"
Guido Peeters
IT-manager

Altijd op de hoogte van de laatste trends binnen de IT

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.